Un traiteur lyonnais vient de raccrocher le téléphone avec un air désabusé. Sa cliente souhaitait modifier la date de son cocktail d’entreprise pour 80 personnes, initialement prévu le samedi 15 mars. Problème : entre son carnet papier griffonné, son agenda téléphone et les notes éparses sur son bureau, impossible de savoir rapidement quels créneaux sont disponibles les semaines suivantes.
Cette situation, tous les traiteurs la connaissent. Entre les mariages du weekend, les repas d’entreprise en semaine, les cocktails de dernière minute et les annulations impromptues, jongler avec les rendez-vous devient un véritable casse-tête. Sans compter les doublons qui arrivent quand on note un rendez-vous sur le téléphone mais qu’on oublie de le reporter sur le planning mural. Résultat : des clients mécontents, des occasions ratées et un stress permanent pour savoir si on peut accepter ou non une nouvelle commande.
Un planning qui s’organise tout seul
Notre traiteur a découvert une solution qui change sa façon de travailler. Désormais, quand un client l’appelle pour un événement, il accède instantanément à son planning complet depuis son téléphone. Plus besoin de chercher dans trois endroits différents : tout est centralisé au même endroit.
La vraie différence, c’est que DuoPME propose automatiquement les créneaux disponibles selon le type d’événement. Pour un mariage de 150 personnes, le système sait qu’il faut bloquer toute la journée et suggère les weekends libres. Pour un repas d’entreprise de 20 couverts, il propose les créneaux de midi en semaine où l’organisation est plus simple.
Quand une modification arrive – et elles arrivent toujours – plus de panique. Le client qui veut décaler son cocktail ? En deux clics, notre traiteur voit les alternatives possibles et peut découvrir cette fonctionnalité qui lui fait gagner un temps précieux. Fini les allers-retours téléphoniques pour vérifier les disponibilités.
Le système envoie même des rappels automatiques aux clients quelques jours avant leur événement. Plus d’oublis, plus de préparatifs de dernière minute parce qu’on a mal noté la date. Tout est fluide, professionnel.
Des journées enfin organisées
Aujourd’hui, ce traiteur gère ses rendez-vous sans stress. Il sait exactement combien d’événements l’attendent chaque semaine, peut planifier ses achats en conséquence et donner des réponses immédiates à ses prospects. Son chiffre d’affaires a augmenté de 20% en six mois, simplement parce qu’il ne rate plus aucune opportunité.
« Avant je perdais des contrats parce que je ne pouvais pas répondre tout de suite aux demandes. Maintenant je confirme les disponibilités en direct au téléphone » – Traiteur, Marseille.
La gestion des rendez-vous n’est plus une corvée mais un atout commercial. Chaque appel devient une opportunité de montrer son professionnalisme. Découvrez comment DuoPME transforme votre organisation quotidienne et libère du temps pour vous concentrer sur ce que vous savez faire de mieux : régaler vos clients.
Une fois votre planning maîtrisé, vous pourrez vous concentrer sur l’optimisation de vos devis pour développer encore davantage votre activité.
Questions fréquentes
Comment éviter les doublons dans mon planning ?
Un système centralisé synchronise automatiquement tous vos rendez-vous, impossible d’avoir deux événements au même moment.
Que faire quand un client annule au dernier moment ?
Le créneau se libère instantanément et vous pouvez le reproposer immédiatement à d’autres prospects en attente.
Comment gérer les événements qui durent plusieurs jours ?
Le planning bloque automatiquement toute la période nécessaire selon le type d’événement que vous organisez.
